上海海洋大学应届本科毕业生档案转递告知书
毕业生同学们：
你们好！流水经年，逝者如斯。上海海洋大学的生活即将成为你们人生中最美好的回忆。你们共同见证了学校的发展，档案见证了大家成长的足迹，记录了你们在学校的点点滴滴。请对下列档案问题和案例给予关注，确保档案顺利转递。现将应届本科毕业生档案转递事宜告知如下：
一、毕业生档案转递常见问题解答
问题一：学生档案为什么很重要？
答：根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《上海海洋大学档案管理办法》，学生档案主要是学生在高等院校学习期间形成的个人档案。作为毕业生学习经历的证明，学生毕业后的工作、学习、生活都要利用到人事档案，如职称评定、确认工龄、转正定级、政审、公证、婚育证明、家庭亲属关系证明等。
问题二：学生毕业时如何对待自己的档案？
答：学生正常毕业，档案按照以下两种方式转递：
1、用人单位具有人事档案保管权限，档案可以直接转至单位进行保管；
2、用人单位没有人事档案保管权限，或毕业生未就业、灵活就业、出国留学（非公派）等情况，人事档案一般委托户籍所在地所属的县级以上政府人事部门或人才服务机构等单位保管。
提示：毕业生应当确认用人单位是否具有人事档案保管权限，如果有则档案直接由单位开具正规调档函，接收毕业生档案；若单位没有人事档案保管权限，则由户籍所在地的相应人才服务机构代管档案（第三方城市就业可由第三方城市人才市场/中心代管档案）。
问题三：毕业生档案能否自己携带？
答：高校毕业生档案不得由本人自提、自带、自管，所有档案一律通过邮政EMS档案专门渠道投递（偏远地区邮递时间视具体情况而定）。
问题四：为什么还要毕业生本人提供和确认档案邮寄地址？
答：为避免档案邮寄地址错误或单位邮寄地址发生变更没有及时更新，造成档案错发。档案投递前，需要同学反馈确认本人档案邮寄信息。
问题五：不同生源地毕业生个人档案转递的注意事项？
答：1、按相关规定，外地生源办理上海居住证，档案寄回原籍。
2、毕业生成功申请上海户口后，若用人单位不具有档案保管权限，需要在上海海洋大学就业创业信息服务网“公共下载”下载《上海海洋大学毕业生档案转递申请表》（以下简称“申请表”），填写申请表并提交户籍证明材料（户口本首页、本人页的复印件和身份证复印件）至学生处（就业创业服务中心）（以下简称“中心”），户籍证明材料存入档案袋，由中心投递到户籍所在区的就业促进中心。
3、考取外校研究生的同学，需要及时向学院报备研究生报考结果。拿到录取通知书和调档函之后，填写《上海海洋大学毕业生档案转递申请表》，提供录取学校全称及二级学院详细地址，由学院统一提交到中心，录取通知书复印件材料装入档案袋后，由中心投递到经学生确认的投递地址。
4、上海生源档案投递说明见表（1），非上海生源档案投递说明见表（2），国内升学见第3条。
（1）上海生源毕业生档案转递去向
就业类型 | 用人单位 | 档案去向及说明 |
协议就业、合同就业 | 有档案管理资格的 | 档案直接转至接收单位 |
没有档案管理资格，没有档案委托机构 | 凭户籍相关材料（学生本人户籍信息条）转至户籍所在区的就业促进中心 |
灵活就业（自主创业、自由职业、实习见习等）、未就业 | / | 凭户籍相关材料（学生本人户籍信息条）转至户籍所在区的就业促进中心 |
出国（境）留学 | / | 凭户籍相关材料（学生本人户籍信息条）转至户籍所在区的就业促进中心 |
（2）非上海生源毕业生档案转递
就业状态 | 就业类型 | 用人单位 | 档案去向及说明 | 备注 |
进沪就业（落户成功） | 协议就业 | 有档案管理资格 | 凭调档函转至接收单位 | 调档函右上角注明姓名、班级、学号、手机号等重要个人信息 |
没有档案管理资格 | 凭户籍证明、调档函转至户籍所在区的就业促进中心 | 户籍证明需要提供户口本首页、本人页的复印件和身份证复印件等 |
进沪就业（落户未成功/办理居住证） | 协议就业 | / | 档案转至生源地人才交流机构 | / |
回生源地就业 | 协议就业 | 有档案管理资格 | 凭调档函转至接收单位 | 调档函右上角注明姓名、班级、学号、手机号等重要个人信息 |
合同就业、灵活就业、未就业 | / | 档案转至生源地人才交流机构 | / |
第三方城市就业 | 协议就业 | 有档案管理资格 | 凭调档函、报到证转至接收单位 | 就业协议加盖第三方城市人才市场/中心公章 |
没有档案管理资格 | 凭报到证转至第三方城市人才市场/中心指定档案接收单位 |
出国（境）留学 | / | / | 档案转至生源地人才交流机构 | / |
（3）国内升学毕业生的档案转递
凭录取通知书复印件和调档函转至录取学校。
问题六：毕业生如何查询档案转递地址？
答：
1、查询时间：应届毕业生于每年8月中旬以后可查询档案去向；
2、查询方式：
平台 | 名称 | 备注 |
微信公众号 | “EMS中国邮政速递物流” | “个人中心”输入13位EMS邮件号，实时查询档案投递状态。EMS邮件号由中心根据邮寄情况发送到学院，学生可从学院辅导员处获取。 |
网站 | “上海海洋大学就业创业服务平台”（https://jcxt.shou.edu.cn/index.aspx） | 点击页面下方档案查询，查询本人档案邮寄进展情况 |
二、人事档案处理不周案例
（一）影响转正定级和计算工龄
【案例1】小张是某高校11届毕业生，她与上海一家公司正式签订劳动合同，公司准许她将户口迁至上海。当她返回老家办理调动手续时，发现自己的档案还在学校。原来她大学毕业后没有找到合适的工作，四处打工，将档案遗留在了学校。由于学校无办理转正定级的权限，档案需要重新转入人才交流中心，才能办理转正定级，之后才能正式调动。小张历经周折才办理好相关手续，影响了户口正常迁转。
解析：按我国现行政策，高校毕业生有一年的见习期，见习期满应办理转正定级，学生就具有了干部身份，同时学籍档案转为人事档案。省际之间档案流动一般要求必须具备干部身份。很多毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，影响转正定级和工龄及退休金的计算。
(二)影响就业、考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等相关证明的办理
【案例2】某校毕业生考取了某省的公务员，录用单位要政审。由于该生毕业时不关心自己的档案去向，也不知道档案在何处，结果该毕业生错过了被录用的机会。
解析：考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等，都需要政府所属人才市场开具相关证明，证明开具需要参考齐全、完整的档案材料，否则无法办理。
（三）档案丢失导致干部身份丢失，影响工作调动
【案例3】 6年前，某高校毕业的小王从某城市的一家单位辞职，应聘到上海某事业单位。因单位无人员编制，小王本人对自己的档案不够重视。今年单位为他解决了编制问题，要求他将自己的档案转到单位的上级主管部门。此时小王才发现自己在6年前工作变动时，因交接不清造成了档案遗失。他只得请假花费大量时间精力才补齐高中、大学和研究生的材料。
解析：目前，大学生毕业后就是干部身份，如果进入国有大中型企业、事业单位，或户口迁入北京、上海等大中型城市时，档案将起到决定作用。
三、毕业生档案转递工作联系方式
办公地址：大学生活动中心104
联系方式：021-61900279
联系人： 闫老师、郭老师、史老师、董老师
最后，祝愿毕业生一帆风顺！前程似锦！
上海海洋大学学生处（就业创业服务中心）
2022年5月